Warehouse Management รวมเทคนิคจัดการคลังสินค้าที่เจ้าของต้องรู้
การสร้างคลังสินค้า โรงงานเพื่อพัฒนา ขยายธุรกิจนั้นนอกจากการก่อสร้างอาคารที่มีการวางแผนระบบบริหารคลังสินค้าต้องมีการจัดการคลังสินค้าที่มีประสิทธิภาพ เพราะนี้คือเคล็ดลับความสำเร็จของหลายๆ ธุรกิจที่มีการจัดการคลังสินค้าที่ดี การจัดการคลังสินค้าที่ดีควรเป็นการจัดการที่ ถูกที่ ถูกเวลา ได้มาตรฐาน และตรงตามความต้องการของผู้ประกอบการ ภายใต้งบประมาณที่เหมาะสม ถ้ามีจุดใดที่ดูผิดปกติ หรือมีค่าใช้จ่ายเยอะเกินไป นั่นอาจเป็นสัญญาณให้คุณต้องทำการปรับปรุงหรือพัฒนาคลังสินค้าให้ดีขึ้น เสริมการผลิตด้วยการจัดการคลังสินค้า หลายคนเข้าใจผิดว่าการจัดการคลังสินค้าเป็นเพียงการจัดเรียงสิ่งของแบบง่ายๆ ขอแค่มีพื้นที่เพียงพอจะวางอะไรตรงไหนก็ได้ แต่แท้จริงแล้วไม่ได้จบเพียงเท่านั้น การจัดการการผลิตที่มีคุณภาพจะช่วยในด้านต่างๆ ไม่ว่าจะเป็น การลดต้นทุนการผลิตในระยะยาว มีพื้นที่ในโรงงานเหลือเพิ่มขึ้น ใช้งบประมาณได้อย่างมีประสิทธิภาพ สร้างความเชื่อมั่นให้กับลูกค้า เหตุผลเหล่านี้ทำให้บริษัทใหญ่ๆ ในปัจจุบันเน้นให้ความสำคัญกับการจัดการคลังสินค้าเป็นอย่างมาก บางบริษัทก็มีการสร้างหุ่นยนต์ขนย้ายเพื่อจัดการคลังสินค้าของตัวเองโดยเฉพาะ รวมไปถึงประยุกต์ใช้เทคโนโลยีใหม่ๆ เช่น หุ่นยนต์ IoT ไปจนถึงระบบ AI เข้ามามีส่วนร่วม มาติดตามกัน Warehouse Management รวมเทคนิคจัดการคลังสินค้าที่เจ้าของต้องรู้
เทคนิคจัดการคลังสินค้าที่ควรรู้
รู้จักตนเอง งบประมาณการจัดการสินค้า คลังสินค้า พื้นที่ในโรงงาน ระบบขนส่งสินค้า ระบบจัดการรวมไปถึงระบบไอทีภายใน คือหัวข้อหลักๆ ที่ต้องทำความเข้าใจก่อนดำเนินการจัดการคลังสินค้าของตนเอง ผู้ประกอบการหลายรายมุ่งจะจัดการโดยไม่ดูทรัพยากรที่มีอยู่ ทำให้เกิดการใช้พื้นที่หรืองบประมาณสิ้นเปลืองเกินไป ทางที่ดีฝ่ายวางแผนควรมีการปรึกษากับทุกฝ่ายของบริษัทเพื่อจัดสรรงบประมาณในส่วนนี้ได้ดีที่สุด
รู้จักวัตถุดิบและสินค้า แม้ว่าจะไม่ใช่อาหาร แต่ผลิตภัณฑ์หลายอย่างก็ต้องการดูแล ทั้งเรื่องอุณหภูมิ แสงแดด ความชื้น มากน้อยแตกต่างกันออกไป การจัดการที่ผิดเพี้ยนอาจทำให้สินค้าหรือวัตถุดิบนั้นเสื่อมคุณภาพ ใช้งานได้ไม่ตรงตามที่ต้องการ หรือราคาตกได้
รู้จักตลาด การรู้จักตลาดจะส่งผลต่อเนื่องไปสู่การผลิตที่มีคุณภาพ สินค้าหลายชนิดต้องมีการ “ผลิตล่วงหน้า” มากน้อยตามความต้องการ การที่ฝ่ายการตลาดสามารถคาดการณ์เรื่องเหล่านี้ได้ล่วงหน้า จะช่วยให้ไม่มีการผลิตมากเกินความต้องการ ซึ่งจะก่อให้เกิดการขาดทุนทั้งเวลาและเงินตรา
จัดการคลังสินค้าอย่างเป็นระบบ
- จัดหมวดหมู่ทางที่ดีที่สุดควรมีการกำหนดหมวดหมู่สินค้าและวัตถุดิบด้วยระบบคอมพิวเตอร์ และมีการแบ่งรหัสสินค้าทุกอย่างอย่างชัดเจน จะทำให้ทั้งระบบสามารถจัดการและตรวจสอบได้ง่าย หลังจากนั้นก็ทำการกำหนดโซนสินค้าโดยคำนึงถึงปัจจัยประกอบเป็นหลัก เช่น การแบ่งสินค้าและพื้นที่การทำงานของบุคลากรออกจากกัน หรือการแบ่งสินค้านิยม ไม่นิยม การแบ่งหมวดหมู่ที่มีระเบียบจะส่งผลให้การขนส่งภายในโรงงาน ไปจนถึงนอกโรงงานสามารถทำได้ไหลลื่น ลดอุบ้ติเหตุ ทำให้การจัดการพื้นที่เกิดประสิทธิภาพสูงสุด
- กำหนดจำนวนที่เหมาะสมไม่ว่าจะขายดีเพียงไร แต่อย่าลืมว่าการจัดการคลังสินค้ามีขีดจำกัด ฝ่ายการผลิตควรมี “ลิมิต” ในการผลิต ไม่ทำให้สินค้าล้นคลัง หรือมีการดำเนินการสร้างคลังสินค้าแยกชั่วคราว เพื่อไม่ให้เกิดผลกระทบด้านการจัดการและคุณภาพก่อนส่งถึงมือลูกค้า
- กำหนดระยะเวลาทุกอย่างที่สร้างขึ้นมาต้องมีกรอบเวลา การจัดการคลังสินค้าที่มีประสิทธิภาพที่สุดคือการจัดการที่พอดี (Just in Time) ที่หลังออกจากสายพาน ดำเนินการตรวจสอบ จัดส่งได้ทันทีโดยไม่มีอะไรขาดเกิน
- จัดระเบียบความปลอดภัยSafety fisrt คือหลักสากลสำหรับการจัดการที่ผู้ประกอบการทุกท่านรู้ดี การจัดการคลังสินค้าควรคำนึงถึงความปลอดภัยของพนักงาน เช่นไม่มีการจัดเรียงที่สูงเกินไป หรือวางของบางจุดแบบไร้ระเบียบ ซึ่งจะก่อให้เกิดเหตุอันตราย และในบางครั้งก็เกิดการสูญเสียมากกว่าที่คิด
- ตรวจสอบคลังสินค้าเป็นประจำแม้ว่าจะมีระบบคอมพิวเตอร์ทำให้รับรู้สินค้าแบบเรียลไทม์ แต่ทางผู้ประกอบการเองก็ควรมีการเข้าไปประเมินสินค้าของตัวเอง รวมถึงการจัดการระบบคลังสินค้าด้วย เพราะนอกจากจะเป็นการยืนยันว่าการจัดการคลังสำคัญแล้ว ยังเป็นการตรวจสอบช่องโหว่คลังสินค้า ทำให้มั่นใจได้ว่าการจัดการเป็นไปได้ราบรื่นที่สุด
ตั้งคำถามในการจัดการคลังสินค้าในปัจจุบัน สิ่งที่ดีที่สุดในการจัดการคือการตั้งคำถามเกี่ยวกับสิ่งที่มีอยู่ในปัจจุบัน โดยเฉพาะถ้าคุณมีข้อมูลหรือรู้ปัญหาในมืออยู่แล้ว ว่าคลังสินค้าของคุณมีการจัดการที่ได้มาตรฐานหรือไม่ ทว่าหากคุณไม่สามารถตั้งคำถามยิบย่อยได้เนื่องจากไม่มีข้อมูลของคลังสินค้า นั่นคือประเด็นปัญหาสำคัญที่คุณอาจต้องถามตัวเองว่าทำไมเราถึงไม่ได้มีการจัดการคลังสินค้าอย่างที่ควรจะเป็น แล้วเราจะทำอย่างไรเพื่อปรับปรุงและจัดการคลังสินค้าในปัจจุบันได้ เพื่อให้สามารถลงลึกถึงการจัดการภายในคลังสินค้าจริง ๆ ว่ามีปัญหาอะไรเกิดขึ้นบ้าง
- เวลาในการจัดเก็บ-ขนส่งสินค้า
- ชนิดและวิธีการจัดเก็บสินค้า
- วิธีการคัดแยกสินค้า
- สินค้าคงคลังปัจจุบัน
- ผลตอบแทนจากการจัดการคลังสินค้า
- ค่าใช้จ่ายในการจัดการคลังสินค้า
- มาตรฐานการคืนสินค้า
- การจัดการอื่น ๆ
วางมาตรฐานในการจัดการคลังสินค้า หลายคนเข้าใจผิดว่าการจัดการคลังสินค้าจำเป็นต้องมีพื้นที่เหลือมหาศาล สามารถเก็บและคัดแยกสินค้าได้อย่างรวดเร็ว ขนส่งได้ว่องไว แต่อย่าลืมว่าธุรกิจและการประกอบกิจการที่เกี่ยวกับคลังนี้ ไม่ได้อาศัยความเร็ว แต่เป็นความถูกต้อง สินค้าถูกส่งเร็วเป็นเรื่องที่ดี แต่ต้องย้อนกลับมาดูว่าภายใต้ความเร็ว การจัดการ ณ จุด ๆ นั้น มีอะไรเสียหายหรือไม่ ของครบหรือไม่ เคยเกิดความผิดพลาดมากน้อยขนาดไหน สำหรับการจัดการ เราควรมีการตั้งมาตรฐานเกี่ยวกับคลังสินค้าไว้เลย ทั้งการจัดการบริเวณคลังสินค้าจนถึงการลงลึกในรายละเอียด ยกตัวอย่างเช่น การขนส่งสินค้าประเภทอุปกรณ์ไอที จำเป็นต้องมีการจัดอยู่บริเวณเฉพาะของคลังสินค้า A เท่านั้น เนื่องจากมีการขนส่งบ่อยครั้ง และจะมีการขนส่งทุก ๆ วัน วันละ 4 ช่วงเวลา โดยจะขนส่งไม่เกิน 10 ชิ้นต่อชนิด กินเวลาในการจัดการไม่เกิน 1 ชั่วโมง เป็นต้น ยิ่งลงลึกในรายละเอียดมากเท่าไหร่ การจัดการคลังสินค้าก็จะยิ่งเกิดประโยชน์มากขึ้นเท่านั้น
คำนึงไว้ว่าเรื่องเล็กน้อยแค่ไหนก็ส่งผลกระทบได้ หากเกิดของหายชิ้นเดียว จะเล็กจะใหญ่ก็ถือว่าเป็นเรื่องใหญ่ด้วยกันทั้งสิ้น ในการจัดการคลังสินค้าควรให้ความสำคัญไม่ว่าจะเป็นรายละเอียดเล็กน้อยขนาดไหน ผู้ประกอบการหลายท่านคงเคยเห็นผ่านสื่อต่าง ๆ แล้วว่าหากเกิดปัญหาสินค้าตัวใดตัวหนึ่งแล้วส่งถึงมือผู้บริโภค ปัจจุบันข่าวสารนั้นมีความไวเพียงไร ชื่อเสียงที่สั่งสมมาอาจทำให้เกิดคลื่นกระเพื่อมขนาดใหญ่ที่ส่งผลต่อบริษัทและเชื่อมมายังการจัดการคลังสินค้าของเราได้ไม่ยาก จึงเป็นสิ่งจำเป็นที่เราต้องกลับไปให้ความสำคัญกับบางเรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่อาจเคยเมินมาตลอด การจัดการคลังสินค้าที่ดีจึงเป็นการสำรวจ ตรวจสอบสิ่งที่เกิดขึ้นในคลังสินค้าในแต่ละวัน และจะดีมากหากมีอุปกรณ์สำหรับตรวจสอบคลังสินค้าแบบเรียลไทม์ ที่จะช่วยให้การจัดการเป็นไปได้ง่ายและสะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น
ใช้ข้อมูลจากลูกค้าเพื่อปรับปรุงคลังสินค้า หากต้องการเทคนิคการจัดการใหม่ๆ ไม่มีสิ่งใดเลยที่จะอยู่เหนือกว่าลูกค้าอีกแล้ว สิ่งที่คุณควรทำในการจัดการคลังสินค้าคือการรับ Feedback จากลูกค้า ทั้งความพึงพอใจในการบริการว่ามีด้านไหนโดดเด่นบ้าง ไปจนถึงสิ่งที่ควรปรับปรุง เช่นการเพิ่ม ลูกค้าอาจทำให้เราเห็นสิ่งที่เราไม่เคยสังเกตมาก่อน เช่น สินค้าบางประเภทถูกคอมเพลนว่าเสียเร็ว อาจทำให้เราพบช่องโหว่ในการขนส่งสินค้า กลายเป็นว่าเราเก็บสินค้าบางชนิดไว้นานเกินไป หรือบอกว่าพื้นที่ในการเก็บสินค้าเราไม่เพียงพอจนบริหารสินค้าล็อตใหญ่ไม่ได้ อาจส่งผลให้ต้องมีการเว้น Safety Stock เพิ่ม เรื่องเหล่านี้ยังรวมถึงบริการด้านการขนส่ง รับรู้ทัศนคติที่ลูกค้ามีต่อพนักงานที่เจอ ช่วยให้เราสามารถจัดการคลังสินค้าด้วยตัวเองได้สะดวกมากยิ่งขึ้น ไปจนถึงการรับมือลูกค้าบางราย
ใช้เทคโนโลยีเพื่อช่วยเหลือ การจัดการที่ดีจะต้องมีตัวช่วยที่เหมาะสม คลังสินค้าก็เช่นกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งในปัจจุบันที่การแข่งขันด้านธุรกิจโลจิสติกส์เติบโตสูงขึ้นจนน่าตกใจ การใช้โปรแกรมประเภท Excel อาจตอบสนองได้ไม่รวดเร็วพอ หรือแม้แต่บางทีซอฟท์แวร์ประเภท Warehouse Management เพียงอย่างเดียว ยังทำให้เกิดช่องโหว่ในการจัดการทรัพยากรส่วนอื่นเสียด้วยซ้ำ ดังนั้นทางผู้ประกอบการอาจต้องย้อนดูว่าเทคโนโลยีการสนับสนุนการจัดการคลังสินค้าในปัจจุบันสามารถตอบสนองได้ดีเพียงพอหรือไม่ เพราะในตอนนี้เรามีโปรแกรมการจัดการทรัพยากรขนาดใหญ่ อย่าง Enterprise Resource Management (ERP) ที่ช่วยให้การจัดการทรัพยากรทั้งหมดในบริษัทเป็นไปได้ง่ายขึ้นแล้ว การเปลี่ยนหรือปรับปรุงเทคโนโลยีที่มีอยู่ให้เหมาะสม ภายใต้งบประมาณที่สมควรอาจเป็นตัวเลือกที่ดีกว่า หากสนใจสามารถเรียนรู้ค่าใช้จ่ายของระบบ ERP ได้เลย สิ่งที่ต้องรู้ควบคู่ไปกับการจัดการคลังสินค้า
ข้อควรระวังเมื่อจัดการคลังสินค้า
แม้จะจัดการดีแค่ไหนก็ยังมีข้อควรระวังที่ต้องคำนึงทุกครั้งที่ดำเนินการสร้าง หรือตรวจสอบคลังสินค้า โดยมีหลัก 3 ประการที่ต้องระวังดังนี้
- อุปกรณ์ต้องได้มาตรฐานเพื่อการจัดการทุกอย่างแบบเรียลไทม์ ไม่ขาดตกบกพร่อง ส่งมอบสิ่งที่ดีที่สุดให้กับลูกค้า อย่างน้อย ๆ ต้องสามารถทำระบบที่มีคุณภาพ อัพเดทสม่ำเสมอ และมีการจัดการความปลอดภัยที่ดีเพียงพอที่จะไม่ให้ผู้อื่นแทรกแซงได้ง่าย ๆ
- พนักงานทุกคนเข้าใจความสำคัญแม้งานบางส่วนจะกินเวลาแต่พนักงานควรเห็นค่าว่าการจัดการคลังสินค้าเป็นเรื่องสำคัญ เพื่อไม่ให้พนักงานละเลยการทำงานในส่วนนี้
- ต้นทุนการจัดการสอดคล้องกับการใช้งานดังเช่นที่บอกข้างต้นว่าควรรู้จักตนเองให้ดี หัวข้อนี้คือการตอกย้ำว่าเรื่องเงินและความคุ้มค่านั้นสำคัญ หากมีสินค้าและรายรับมากก็ควรเพิ่มความจัดการให้มีระบบมากขึ้น หากมีสินค้าน้อยชิ้นและมูลค่าน้อยก็อาจไม่ต้องลงทุนมากนัก เน้นการจัดการที่ดีก็เพียงพอ
บทความที่เกี่ยวข้อง :
BMPLC New Factory Project 10,000 sq.m.
EPOXY FLOOR vs PU FLOOR เคลือบพื้นแบบไหนทนทานเหมาะกับโรงงาน คลังสินค้าของคุณ
E-commerce Warehouse ก้าวเป็นผู้นำธุรกิจอีคอมเมิร์ซ ต้องมีคลังสินค้า โกดัง แบบไหน
Bonded Warehouse เจาะลึกคลังสินค้าทัณฑ์บน สินค้านำเข้าส่งออกปลอดภาษีจริงไหม?
Feng Shui ต้องรู้ฮวงจุ้ยอาคาร คลังสินค้า โกดัง ให้ธุรกิจรุ่งเรือง เงินไหลมาเทมา
Skylight หลังคาคลังสินค้า โรงงาน แบบไหนประหยัด เพิ่มกำไรให้ธุรกิจ
Warehouse Management รวมเทคนิคจัดการคลังสินค้าที่เจ้าของต้องรู้ หลายๆ ครั้งการจัดการคลังสินค้าของเหล่าผู้ประกอบการ เจ้าของจะมองจาก “ด้านบน” ของระบบ ไม่ใช่การลงลึกไปยังข้อมูลต่าง ๆ ได้ดีเพียงพอ ดังนั้นไม่ว่าเราจะมีการจัดการใหม่ ๆ หรือใช้เทคโนโลยีใด ๆ เข้ามาช่วยก็ตาม ต้องอย่าลืมที่จะทำความเข้าใจกับพนักงานและผู้ช่วยคนอื่น ๆ บอกถึงสาเหตุและเหตุผลของการเปลี่ยนแปลงในการจัดการบางประเด็น เพื่อให้การจัดการคลังสินค้าของเรานั้นสามารถดำเนินการไปได้อย่างราบรื่นและให้ตอบโจทย์ โลกมีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา เราต้องวิ่งให้ทันโลกและนำหน้าคู่แข่ง
